Aviso de privacidad

Responsable del tratamiento: NEXFIN S.A.S.

Definición Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por NEXFIN S.A.S. en su calidad de Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular de los datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Esta definición se basa en el artículo 3°, numeral 1, del Decreto 1377 de 2013. NEXFIN S.A.S. Tratará datos personales, realizando operaciones o conjunto de operaciones que incluyen su recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este tratamiento se llevará a cabo exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por el titular. De la misma forma, se tratarán datos personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello. Adicionalmente, y en ejecución de su objeto social, los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:

1. CLIENTES / USUARIOS EN GENERAL El tratamiento de los datos personales de los clientes y usuarios en general se realizará para las siguientes finalidades: 1. Iniciar la gestión y aprobación de créditos de consumo. 2. Consultar, reportar y actualizar ante operadores de bancos de datos (tales como Experian, Transunion) y demás entidades de contenido crediticio y financiero, el comportamiento financiero y crediticio del titular, con el fin de actualizar su capacidad de endeudamiento y la información requerida para adquirir los bienes y servicios ofrecidos por NEXFIN S.A.S. 3. Conocer y consultar el comportamiento financiero, comercial y crediticio del titular ante centrales de información. 4. Realizar todas las gestiones necesarias para confirmar y actualizar la información suministrada. 5. Gestionar la cobranza de obligaciones en mora, directamente por NEXFIN S.A.S. o a través de terceros contratados para tal fin. El titular declara conocer y aceptar que todas las personas naturales y jurídicas que realicen gestiones de cobranza —ya sea de forma directa, por tercerización o por cesión de la obligación financiera o crediticia— deberán cumplir lo dispuesto en la Ley 2300 de 2023 con el fin de proteger el derecho a la intimidad de los consumidores. Por ello, NEXFIN S.A.S. o los encargados del tratamiento de datos personales, al adelantar estas gestiones, solo se contactarán con el titular a través de los canales autorizados para tal fin, bajo la comprensión de que dichos canales fueron informados y socializados previamente mediante la autorización de tratamiento de datos personales. Para tal efecto, en ejercicio de la facultad dispuesta en el parágrafo del artículo 3 de la Ley 2300 de 2023, el titular autoriza expresamente que la gestión de cobranza incluya contacto directo hasta un máximo de tres (3) veces al día, de lunes a sábado de 07:00 a.m. a 08:00 p.m., excepto domingos y festivos. También autoriza, en virtud de la facultad dispuesta en el artículo 6° de la Ley 2300 de 2023, que se adelanten gestiones de cobranza mediante visitas a su domicilio o lugar de trabajo, siempre y cuando no se haya podido establecer contacto directo a través de los medios autorizados. En esta medida, el titular declara que esta autorización se efectuó a través de un instrumento distinto al contrato o acto que rige la relación jurídica entre el consumidor y el gestor de cobranza y posterior a la suscripción del mismo. 6. Validar y verificar la identidad del titular para el ofrecimiento y administración de productos y servicios. 7. Establecer, mantener y terminar una relación contractual. 8. Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de comunicación. 9. Comunicar ofertas publicitarias, campañas comerciales, así como promocionar productos y servicios, tanto propios como de terceros aliados. 10. Enviar comunicaciones necesarias para mantener informado al cliente mediante llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Instagram, Facebook o cualquier otra red social o de mensajería instantánea. 11. Conocer la ubicación y datos de contacto del titular para efectos de notificaciones jurídicas, de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales. 12. Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos y de mercado. 13. Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, la corrupción y otras actividades ilícitas. 14. Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones. 15. Realizar encuestas de satisfacción con respecto a los servicios prestados. 16. Transferir y/o transmitir datos personales a terceros, incluyendo entidades filiales, matrices, aliadas, entidades financieras, operadores de bancos de datos, proveedores de servicios (nacionales o internacionales) y aliados comerciales. Esto con el fin de: Cumplir con las finalidades aquí descritas, gestionar riesgos comerciales y operativos, realizar actividades de mercadeo y publicidad de servicios propios o de terceros, procesar datos para la gestión de crédito y/o cobranza y prestar el servicio requerido por el titular. 17. Tratar información de menores de edad únicamente bajo la autorización de su representante legal y siempre que no ponga en peligro la integridad del menor. Cuando la gestión del crédito requiera información adicional de carácter sensible, se solicitará autorización expresa del titular. 18. Conocer los datos de sus cuentas bancarias con el fin de realizar depósitos derivados de la relación contractual. 19. Tratamiento de datos biométricos mediante reconocimiento facial. NEXFIN S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, podrá realizar el tratamiento de datos biométricos de los titulares, consistentes en la recolección, almacenamiento, análisis y validación de fotografías del rostro, captadas por medios digitales o tecnológicos, con el exclusivo propósito de verificar la identidad del titular a través de mecanismos de reconocimiento facial, prevenir fraudes y suplantaciones, asegurar la autenticidad en los procesos.

2. PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y ALIADOS El tratamiento de los datos personales de proveedores, contratistas y aliados se realizará para las siguientes finalidades: 1. Gestionar información contable, financiera, comercial, logística y administrativa. 2. Administrar y verificar antecedentes comerciales. 3. Analizar y prevenir los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, la corrupción y otras actividades ilícitas. 4. Consultar bases de datos para implementar políticas de origen de ingresos y prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. 5. Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado para la verificación y cumplimiento de metas fijadas por NEXFIN S.A.S. 6. Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias y contractuales. 7. Remitir comunicaciones con fines comerciales, publicitarios, de prospección comercial, y notificaciones que se requieran para la ejecución contractual, incluyendo notificaciones judiciales. 8. Registrar, captar, almacenar y reproducir audios, videos, fotografías o cualquier otro dato derivado del curso de contratos comerciales y civiles, así como datos biométricos en el marco de la relación contractual. 9. Transmitir la información a encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de NEXFIN S.A.S., siempre bajo acuerdos de confidencialidad y en cumplimiento de la normatividad aplicable. 10. Tratar los datos de sus cuentas bancarias con el fin de realizar depósitos derivados de la relación contractual.

3. PERSONAS TRABAJADORAS, APRENDICES Y ASPIRANTES El tratamiento de los datos personales de personas trabajadoras, aprendices y aspirantes se realizará para las siguientes finalidades: 1. Realizar procesos de evaluación para el ingreso y la vinculación laboral. 2. Gestionar fines contables, administrativos y de nómina de NEXFIN S.A.S. 3. Administrar todo lo relacionado con las relaciones laborales, la ejecución del contrato individual de trabajo y/o contrato de aprendizaje, y las obligaciones que se deriven de estas, incluyendo el cumplimiento de normativas de seguridad social y parafiscales. 4. Remitir mensajes de datos o realizar llamadas al número telefónico, redes sociales, correo electrónico, dirección física o cualquier otro dato de notificación conocido, con propósitos contractuales, publicitarios, de prospección comercial y notificaciones judiciales. 5. Registrar, captar, almacenar y reproducir audios, videos, fotografías o cualquier otro dato derivado del curso de la relación contractual. Esto incluye, entre otros, los datos captados con cámaras de seguridad o cualquier otro dispositivo habilitado para la captación y almacenamiento de audio, video o imagen, así como aquellos requeridos para dejar constancia de diligencias de descargo celebradas en procesos disciplinarios laborales. También incluye cualquier grabación o registro necesario para ser utilizado como elemento material probatorio en procedimientos administrativos, judiciales, arbitrales o extrajudiciales. 6. Captar, reproducir y utilizar datos personales, incluyendo nombre, imagen y datos biométricos. Utilizar los datos captados para fines contractuales, publicitarios o de prospección comercial. Para este efecto, se incluye autorización gratuita del tratamiento de los derechos de imagen en fotografías, procedimientos análogos a la fotografía, producciones audiovisuales (videos) y formatos impresos. La presente autorización de uso se otorga para ser utilizada en formato o soporte material impreso, extendiéndose al uso en medio electrónico, óptico, magnético, en redes (intranet e internet), mensajes de datos o similares. También incluye su uso en cualquier medio o soporte conocido o por conocer en el futuro. La publicación podrá efectuarse directamente o a través de un tercero que se designe para tal fin. 7. Conocer, consultar, almacenar, reproducir y utilizar los datos que reposan en historias clínicas de origen común y laboral, incluyendo la posibilidad de tratar datos relativos a las patologías diagnosticadas, fechas de asistencia a consultas médicas; prescripción, estado y cumplimiento de tratamientos; recomendaciones y restricciones médicas; así como las fechas de inicio y finalización de incapacidades médicas. Asimismo, tratar datos derivados de pruebas de alcoholemia y consumo de sustancias psicoactivas, realizadas en el marco de controles de salud ocupacional, seguridad en el trabajo o cualquier otra medida de prevención y cumplimiento normativo. 8. Tratar datos biométricos, tales como huellas digitales, reconocimiento facial, reconocimiento de voz, patrones de iris, geometría de la mano y cualquier otro dato biométrico utilizado con la tecnología actualmente conocida o que se llegare a conocer, con fines contractuales. Esto incluye el tratamiento de dichos datos para el registro de ingreso, permanencia y finalización de las actividades derivadas de la labor encomendada. 9. Adelantar el cobro coactivo de obligaciones o sanciones impuestas por la sociedad, y para el control de asignación y términos legales dentro de la dependencia. 10. Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y contables. 11. Ejercer los derechos de propiedad intelectual cedidos, incluyendo la gestión para el registro de derechos de propiedad industrial o derechos de autor ante autoridades competentes, en virtud de lo establecido en la cláusula de cesión de propiedad intelectual del contrato (o acto jurídico aplicable). 12. Conocer los datos de las cuentas bancarias con el fin de realizar depósitos derivados de la relación contractual. 13. Consultar bases de datos para implementar políticas de origen de ingresos y prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. NEXFIN S.A.S. tratará los datos recolectados (públicos, semiprivados, privados y sensibles) de acuerdo con su política de tratamiento de datos personales, garantizando su custodia conforme a la normativa legal y reglamentaria vigente. NEXFIN S.A.S. reconoce los derechos de los titulares de datos personales, los cuales se encuentran contemplados en el ordenamiento jurídico colombiano, incluyendo la Ley 1581 de 2012, conocida como el Régimen General de Protección de Datos Personales (junto con los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, hoy incorporados en el Decreto Único 1074 de 2015, entre otros), la cual señala los principios y obligaciones para garantizar la protección del derecho fundamental de habeas data. Estos derechos pueden ser ejercidos por el titular (previa acreditación de identidad), sus causahabientes, su representante y/o apoderado legalmente constituido, por estipulación a favor de otro, y por las personas legalmente facultadas para representar a niños, niñas o adolescentes. El ejercicio de estos derechos incluye, cuando menos: conocer, actualizar y rectificar toda la información que se almacene o se recopile en las bases de datos administradas por NEXFIN S.A.S.; solicitar prueba de la autorización otorgada (salvo excepciones legales); ser informado sobre el uso dado a sus datos; refrendar la información y solicitar a NEXFIN S.A.S. que cese su utilización para finalidades específicas, siempre y cuando esta cesación no imposibilite la puesta en marcha de relaciones comerciales o la posibilidad de ponerse en contacto con los usuarios. Además, los titulares podrán, en cualquier momento, revocar su consentimiento o ejercer su derecho a la supresión de datos personales, según lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las disposiciones contenidas en los términos y condiciones de NEXFIN S.A.S., así como presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones, y acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento. En cumplimiento del artículo 15 del Decreto 1377 de 2013, que exige que el aviso de privacidad y la política sean fácilmente accesibles para los titulares. NEXFIN S.A.S. ha establecido la publicación de su política de tratamiento de datos personales en su página web oficial, www.nexfin.co, como el medio principal para garantizar que los titulares puedan consultarla de manera accesible y oportuna. NEXFIN S.A.S. y sus aliados se comprometen a no recolectar datos personales de carácter sensible, salvo que sea estrictamente necesario y se cuente con la autorización previa, expresa e informada del titular, conforme a lo dispuesto en el artículo 6 y artículo 12 de la Ley 1581 de 2012. La respuesta a preguntas sobre datos sensibles es de carácter facultativo, y ninguna actividad podrá condicionarse a su suministro, de acuerdo con el artículo 12, literal b) de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 15 del Decreto 1377 de 2013. Los datos sensibles incluyen, entre otros, el origen racial o étnico, la orientación sexual, la filiación política o religiosa, la convicción filosófica, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, la vida sexual, y los datos biométricos, tal como lo define el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 6 de la misma ley. En los casos excepcionales en que la recolección de datos sensibles sea requerida para un producto o servicio, NEXFIN S.A.S. siempre garantizará la opción del titular de no proporcionar dicha información sin que esto afecte su acceso al servicio, en cumplimiento del principio de libertad y no discriminación previsto en la Ley 1581 de 2012. NEXFIN S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, ha establecido un procedimiento claro para atender consultas y reclamos de los titulares de la información, sus causahabientes o representantes debidamente acreditados. Las consultas, que buscan información personal en las bases de datos, deben cumplir con los requerimientos de la política de tratamiento de datos personales; si están incompletas, se requerirá al interesado para que subsane las fallas en dos días hábiles y se informará al encargado del tratamiento. Para la presentación de consultas y reclamos, NEXFIN S.A.S. pone a disposición los siguientes medios: dirección física: Calle 20 No.6-30 oficina 1204, Edificio Banco Ganadero, Pereira, Risaralda; correos electrónicos: contacto@maiki.com.co y atencionpqrsjuridicas@gmail.com; teléfono: 3222088867. Las solicitudes de consulta serán atendidas en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales con previa notificación al solicitante. Por otro lado, los reclamos se presentan cuando el titular busca corregir, actualizar, suprimir información o reportar presuntos incumplimientos, siguiendo el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Estos reclamos deben presentarse siguiendo el procedimiento establecido en la política de tratamiento de datos personales; si están incompletos, se requerirá subsanación en cinco (5) días, entendiéndose desistido el reclamo si no hay respuesta en dos meses. Una vez completo, NEXFIN S.A.S., incluirá una leyenda de "reclamo en trámite" en la base de datos en dos días hábiles y el plazo máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días más si es necesario, informando al solicitante los motivos de la demora. La supresión de datos se realizará operativamente para evitar su recuperación, aunque cierta información puede mantenerse por deberes legales. Es un requisito de procedibilidad que el titular agote este trámite interno antes de elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.